Как составить график работы сотрудников: пример для кафе

Администратор собирает пожелания в чате и составляет график. У одного официанта занятия по вторникам, другой просит не ставить его в субботу. На вечер пятницы нужны опытные сотрудники, а на открытие человек, который умеет работать с кассой. Если просто заполнить фамилиями все клетки, можно пропустить нехватку в конкретный час.

Удобнее пройти задачу в таком порядке: определить потребность зала, собрать ограничения сотрудников, распределить смены, проверить результат и только потом довести график до команды. Покажем это на небольшой неделе. Такой же порядок подойдёт для магазина или пункта выдачи, но время работы, должности и потребность у них будут свои.

1. Определите, сколько людей нужно в зале

Начните с интервалов времени. Посмотрите продажи и число заказов по часам за сопоставимые дни, брони, банкеты и наблюдения администратора. Сама выручка не переводится в число официантов по универсальной формуле: обслуживание столиков, выдача заказов и подготовка зала требуют разной работы.

Запишите минимальное число людей, которые должны одновременно работать. В нашем примере кафе обслуживает гостей с 10:00 до 22:00. В будни нужно два официанта утром и вечером, три в середине дня. В субботу больше работы вечером, в воскресенье утром.

Теперь подберите интервалы смен. Здесь используем два: Р, ранняя, 10:00–18:00 и П, поздняя, 14:00–22:00. В каждом интервале предусмотрен перерыв 30 минут, который в условиях примера не включается в рабочее время. Получается 7,5 рабочего часа на смену.

В будни назначаем по две ранние и две поздние смены. В субботу добавляем третью позднюю, в воскресенье третью раннюю. Перекрытие с 14:00 до 18:00 позволит отпускать людей на перерыв по одному и сохранять заданную численность.

2. Соберите ограничения до назначения смен

Сведите в одном месте отпуска, согласованные отсутствия, режим и продолжительность работы по документам, доступные дни и часы. Разделяйте обязательные ограничения и пожелания. Если сотрудник не ответил на запрос доступности, уточните время лично. Молчание не подтверждает готовность выйти.

Для примера согласованы такие условия:

• Анна, Вера и Дина выходят в ранние смены. Борис, Глеб и Егор в поздние.
• У Анны свободны понедельник и вторник. У Бориса вторник и среда, у Веры среда и четверг.
• У Глеба свободны четверг и пятница, у Дины пятница и суббота. У Егора воскресенье и понедельник.
• За рассматриваемую неделю каждому запланировано пять смен по 7,5 рабочего часа.

Фиксированные ранние и поздние смены здесь упрощают проверку. В своей команде учитывайте, кто умеет открывать и закрывать зал, работать с кассой и обучать новичка. Два свободных человека ещё не означают, что смена собрана по необходимым навыкам.

3. Разложите смены по неделе

Сначала закрепите согласованные отсутствия, затем назначения с узкой доступностью. После этого заполните остальные места. На каждом шаге смотрите число людей по времени, а не только количество фамилий за день.

Р означает 10:00–18:00, П означает 14:00–22:00, «Вых.» означает выходной по этому графику. Перерывы в таблице не показаны, их порядок разберём дальше.

Проверим понедельник: Вера и Дина работают с 10:00, Борис и Глеб приходят к 14:00. После 18:00 остаются Борис и Глеб. В субботу вечер усиливает Егор. В воскресенье на раннюю смену выходят Анна, Вера и Дина.

4. Проверьте часы, отдых и перерывы

Сначала пересчитайте итог двумя способами. По сотрудникам получается 6 × 37,5 = 225 рабочих часов. По сменам: 30 × (8 − 0,5) = те же 225 часов. Интервалы присутствия составляют 240 часов, из них 15 часов приходятся на перерывы.

Сверьте часы с занятостью сотрудника и остальным графиком за учётный период. Одинаковое количество смен также не делает нагрузку одинаковой: закрытия, банкеты и работа с новичками могут распределяться неравномерно.

Прикиньте базовую оплату за часы

Если сотруднику установлена почасовая ставка, на этапе графика можно оценить базовую оплату: плановые оплачиваемые часы × ставка. Возьмём условные 300 ₽ в час. Пять смен по 7,5 часа дадут одному официанту 37,5 × 300 = 11 250 ₽. Если в учебном примере у всех шести одинаковая ставка, база на неделю составит 225 × 300 = 67 500 ₽. Это пример арифметики, а не рекомендация по размеру ставки.

В своей таблице умножайте часы каждого сотрудника на его ставку, затем складывайте суммы. После недели замените плановые часы подтверждёнными фактическими: при 37 оплачиваемых часах и ставке 300 ₽ база составит 11 100 ₽. Перерывы учитывайте по действующим в заведении правилам. Премии, процент от продаж, чаевые, обязательные доплаты и авансы сверяйте отдельно. Базовая сумма за часы не равна всей зарплате к выплате или полным расходам работодателя.

Как сохранить покрытие во время перерывов

В учебном графике ранние официанты уходят на перерыв по одному с 14:00, каждый на 30 минут. Поздние уходят по одному с 16:00. В воскресенье у ранней группы три человека, поэтому их перерывы идут с 14:00 до 15:30. В субботу у поздней группы три человека, их перерывы идут с 16:00 до 17:30.

Таким образом, в будни между 14:00 и 18:00 работают как минимум три человека, в выходные четыре. За пределами этого интервала сохраняется потребность из первой таблицы. Если в вашем кафе пик приходится на середину дня, этот вариант перерывов нужно изменить.

Обычный перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ составляет от 30 минут до двух часов и не входит в рабочее время. Когда предоставить такой перерыв невозможно по условиям работы, действует другое правило: работодатель обеспечивает отдых и приём пищи в рабочее время. Нельзя просто вычитать полчаса из всех смен независимо от того, как работали люди. Правила о перерывах на сайте Роструда.

Проверьте соседние недели

Посмотрите последнюю смену перед этой неделей и первую после неё. Например, у Егора выходные стоят в воскресенье и понедельник, на границе двух недель. Без соседних дат нельзя оценить непрерывный отдых. Общее правило статьи 110 ТК РФ предусматривает минимум 42 часа еженедельного непрерывного отдыха; исключения и специальные режимы проверяются отдельно. Разъяснение Роструда об еженедельном отдыхе.

5. Оформите и доведите график до сотрудников

Рабочая таблица помогает распределить людей, но порядок оформления зависит от установленного режима труда. При сменной работе график сменности по общему правилу доводят до сотрудников не позднее чем за месяц до введения. При составлении учитывают мнение представительного органа работников в предусмотренном законом порядке. Две смены подряд запрещены, за исключениями, установленными ТК РФ. Эти требования приведены в статье 103 на сайте Роструда.

Недельная таблица может быть фрагментом заранее оформленного графика. При этом 2/2 не означает автоматически сменную работу. Уточните режим, норму времени и способ ознакомления с кадровым специалистом. Публикация в приложении доводит назначения до команды, но сама по себе не заменяет кадровое оформление.

6. Договоритесь о заменах и сверке с фактом

У команды должна быть одна актуальная версия графика. Зафиксируйте, кто может одобрять замену, где сотрудник сообщает о невозможности выйти и как он узнаёт результат. Договорённость двух официантов в личной переписке ещё нужно проверить по квалификации, пересечениям, часам и отдыху.

Сохраняйте исходное назначение и решение по изменению. После согласования обновляйте общий график, чтобы замена не осталась только в чате. Если она затрагивает оформленный график или режим труда, соблюдайте применимый порядок изменения.

По завершении смены фиксируйте факт отдельно от плана. Назначение 14:00–22:00 ещё не означает восемь оплачиваемых часов. Проверьте поздний приход, уход раньше или позже, перерыв и работу после закрытия. Если сотрудник забыл отметиться, администратор подтверждает время и вносит корректировку. При почасовой оплате именно эти проверенные часы идут в расчёт со ставкой сотрудника.

7. Заполните шаблон для своей команды

Скачайте пустой шаблон графика и заполненный пример из статьи. Оба файла в формате CSV. Их можно открыть в Excel или другой программе для таблиц. Формат не содержит формул, оформления и автоматических проверок.

1. Замените даты и подпишите свои интервалы смен. Внесите должности и сотрудников. Для дополнительных строк скопируйте пустую строку сотрудника.
2. Заполните согласованные отсутствия и доступность, затем назначения. Отдельно запишите время перерывов.
3. Посчитайте смены и рабочие часы по сотрудникам. Сверьте число людей в каждом интервале с потребностью.
4. Проверьте соседние недели и весь учётный период. Сохраните утверждённую версию в формате книги Excel, если добавляете формулы или оформление.

Если Excel показал всё в одном столбце, импортируйте файл через меню «Из текста/CSV» и выберите разделитель «точка с запятой», кодировку UTF-8. Эти файлы служат рабочей заготовкой. Они не заменяют кадровые документы и не загружаются в StaffKit автоматически.

8. Ведите график в StaffKit

В планировании StaffKit можно собрать доступность команды, задать смены по должностям и назначить сотрудников вручную или через авто-расстановку. Сначала проверьте предложения и черновик, затем опубликуйте график. Сотрудники увидят свои смены в приложении. Планирование входит в бесплатный тариф «Базовый».

Посмотрите планирование в демонстрационном ресторане «Оливье». Там другие демонстрационные данные, а не таблица из этой статьи. Для работы своей команды создайте организацию и добавьте сотрудников.

Когда понадобится сверять план с фактом, отметки прихода и ухода и табель доступны с «Продвинутого». Расчёт ФОТ доступен на «Максимальном». Заполненный график остаётся планом, поэтому фактические часы и спорные отметки нужно проверять и после публикации.