ПАМЯТКА АДМИНИСТРАТОРА ПРИ НЕВЫХОДЕ СОТРУДНИКА
Редакция StaffKit, 19 октября 2026 года

Рабочая памятка для организации подмены. Не заменяет кадровые документы,
не устанавливает причину отсутствия и не подтверждает прогул.
Формат TXT, кодировка UTF-8. Формул и автоматического расчёта нет.

ПРОВЕРКА СИТУАЦИИ

Дата ____________________  Точка ____________________
Сотрудник ____________________  Должность ____________________
Назначенное начало ____________________  Окончание ____________________
Версия действующего графика ____________________
Последние согласованные изменения ____________________
Кто проверил отсутствие на месте ____________________
Время проверки ____________________
Попытки связи и ответы ____________________
Какие факты ещё нужно выяснить ____________________

ПОДМЕНА

Нужный участок и навыки ____________________
Нужный интервал ____________________
Кандидат ____________________
Подготовка к работе на участке проверена ____________________
Другие точки и пересечения смен проверены ____________________
Предыдущий и следующий выход, отдых проверены ____________________
Согласие сотрудника получено ____________________
Кто согласовал и оформил дополнительную работу ____________________
Условия оплаты и перерыва согласованы ____________________
Подтверждённый интервал выхода ____________________
Кому сообщили о замене ____________________
Временное решение до прибытия замены ____________________
Оставшаяся нехватка по часам ____________________

ЗАГОТОВКА СООБЩЕНИЯ

Коллеги, [дата] в [точка] нужен [должность] с [начало] до [окончание]
на [участок]. Нужен опыт [необходимые навыки]. Кто готов, ответьте мне
лично. Перед подтверждением проверим ваши смены и согласуем перерыв
и оплату.

Замените все поля в квадратных скобках перед отправкой.
Не включайте обвинения, медицинские подробности и догадки о причинах
отсутствия коллеги. После согласования сообщите, что поиск завершён.

ПОСЛЕ СМЕНЫ

Фактический приход замены ____________________
Фактический уход ____________________
Предоставленный перерыв и его оплачиваемость ____________________
Подтверждённые рабочие часы ____________________
Кто подтвердил факт и основание исправлений ____________________
Где сохранён исходный план ____________________
Кому переданы факты отсутствия для кадрового учёта ____________________
Какие сведения остаются неподтверждёнными ____________________

Не переносите исходные плановые часы заменяемого сотрудника в факт
замены. Отсутствующая отметка требует проверки. Ноль отработанных
часов сам по себе не определяет причину отсутствия и все выплаты.

Статья
https://staffkit.ru/journal/sotrudnik-ne-vyshel-na-smenu/